Contenido:
5. Contenido y formato de
celdas
Un programa de hojas de cálculo es una combinación de calculadora y editor de texto, ello unido a la capacidad de almacenaje de datos y posibilidades de relación de las computadoras las convierte en una herramienta muy versátil para usos muy variados, fundamentalmente se muestran imprescindibles cuando se realizan estudios que incorporan gran cantidad de datos.
Las hojas de cálculo, junto a los tratamientos de texto fueron los primeros desarrollos de aplicaciones software, comercialmente la primera fue VisiCalc, creada a finales de los años 60, rápidamente se lanzaron al mercado otros productos con mejoras importantes en cuanto a capacidad de cálculo y presentación, un ejemplo es la hoja de cálculo Lotus 1 2 3, que incluía capacidades para realizar cálculos complejos y tediosos, utilizando fórmulas y funciones algebraicas, permitiendo la incorporación de gráficos estadísticos y contemplando la posibilidad de realizar macros, es decir, definir una asociación entre una secuencia de instrucciones y una pulsación de una o varias teclas combinadas.
Características: su presentación es a modo de matriz bidimensional, consta de filas, elementos horizontales numerados, y columnas, elementos verticales que suelen identificarse por letras. La intersección de una fila y una columna se denomina celda, y contiene la información que se usará para realizar los cálculos.
· Cada celda se identifica por la letra de su columna unido al número de su fila, por ejemplo A1, quedando así totalmente referenciada y disponible para que su contenido sea incorporado a fórmulas o cálculos diversos.
Una celda puede contener datos o fórmulas, los datos pueden a su vez ser alfanuméricos (texto y números considerados caracteres) o numéricos (números susceptibles de ser usados en operaciones). Podríamos dividir estas entradas en:
· Información de texto: usada pata títulos o cabeceras de filas y columnas (Rótulo)
· Información de tipo numérico: puede ser cualquier entidad que de resultado numérico en varios formatos, constantes numéricas o funciones (Valor)
· Fórmulas que presenten los resultados de la valoración de operaciones contenidas en las celdas de la hoja.
Las celdas que contengan una fórmula se inician con un carácter específico que las identifica (por ejemplo “=”), los contenidos alfanuméricos suelen, por defecto, ajustarse a la izquierda, mientras que los numéricos a la derecha, aunque esta ubicación puede modificarse, definiendo un formato específico en las celdas.
La celda que contiene el foco de la aplicación se denomina celda activa.
Para facilitar la construcción de fórmulas las hojas de cálculo incorporan funciones de diferentes tipos, y por lo general ayuda para usar correctamente la sintaxis en cada caso.
Las funciones que suelen incorporarse corresponden a los tipos siguientes: financieras, fecha y hora, matemáticas, estadísticas, funciones de búsqueda, bases de datos, texto y lógicas
Una hoja de cálculo determina la posición de sus datos por medio de coordenadas, de modo que cada dato corresponde a una referencia, de este modo si se incluye en un cálculo una referencia, modificando el valor del dato que ésta contiene se puede variar el cálculo en sí, siendo esta la base de la potencia de uso de estas aplicaciones, a esta característica se le denomina recalculación.
Así, pueden hacerse previsiones y pruebas de resultados posibles para diferentes condiciones iniciales de un problema.
También se puede añadir texto en la hoja, lo cuál es muy recomendable para que un observador externo pueda reconocer lo que se está haciendo, es decir, el significado de los números que aparecen en las diferentes casillas. Es frecuente incorporar títulos, cabeceras y demás elementos que mejoran el aspecto de la hoja.
Ventajas: podemos destacar las siguientes:
· Sencillez de manejo, que permite obtener resultados agradables desde un primer momento.
· Relación con otros módulos, de esta forma podemos exportar el contenido de la hoja a un procesador de textos, con objeto de mejorar su presentación, y podemos importar datos tomados en una base de datos, herramienta más apropiada para ello.
· Comprobación de resultados y simulación de situaciones.
· Creación sencilla de gráficos representativos de situaciones.
Las hojas de cálculo son los bloques básicos en los que se almacena la información en Excel, presentan una estructura tabular, de modo que cada dato introducido en la hoja queda referenciado por las coordenadas de la celda que lo contiene, en principio es conveniente diferenciar dos modos de acceso a las celdas:
Para movernos por el entramado de celdas podemos usar el ratón o las flechas del teclado.
Las hojas se agrupan en libros de trabajo, herramienta utilizadas para administrar de modo eficiente la información contenida en las hojas. Cada libro contiene por defecto tres hojas, aunque esta cantidad puede ser incrementada.
Las hojas de cálculo pueden reunirse en los denominados libros de trabajo, cada libro puede contener hasta un total de 255 hojas, de modo que todas las hojas de un libro se almacenan en un solo fichero, así podemos almacenar hojas referentes a un proyecto bajo el marco de un libro. Para cambiar de una hoja a otra del mismo libro utilizaremos las pestañas que aparecen en la parte inferior del libro, y que contienen el nombre de la hoja, este nombre puede cambiarse pulsando un doble clic sobre él.
Por medio del menú de edición podemos eliminar e insertar hojas en un libro, y también es posible reordenarlas usando la técnica de arrastrar y soltar.
Cuando se crea un libro de trabajo que contiene varias hojas, es posible que se quieran referenciar los datos de una de ellas con respecto a los de otra, para ello se crean los denominados vínculos, para ello tan solo debemos ir a la hoja origen desde la hoja destino y marcar en ella la celda o rango de celdas vinculadas, en la fórmula aparecerá la referencia así:
Nombre_Hoja!Rango_Celdas.
Es posible crear fórmulas que hagan referencia a celdas o rangos de celdas de hojas de cálculo pertenecientes a otros libros, para lo cual es necesario que estos libros estén abiertos, para ello en la celda destino del vínculo se escribirá un texto con el siguiente formato:
=[Nombre_Libro]Nombre_Hoja!A1:A4
Podemos como primera medida de protección ocultar una fila o columna de una hoja de cálculo con el fin de evitar que los datos sean consultados por personal no autorizado o para que no molesten mientras trabajamos en otros aspectos de la hoja. También es posible proteger una hoja de cálculo completa o un libro de trabajo con la opción denominada protección con contraseña, donde podremos seleccionar diferentes niveles de protección, en este curso nos ocuparemos de las protecciones:
Un programa de hojas de cálculo invita a introducir datos nada más entrar en él, a menudo esto conduce a la obtención de resultados mediocres que no aprovechan de forma conveniente las capacidades puestas a disposición del usuario, es preciso por ello establecer una configuración previa desplazando celdas o columnas e insertando títulos aclaratorios. Normalmente las hojas de cálculo se utilizan para representar de forma ordenada determinados estados de cuentas, relaciones y desarrollos.
Por lo general, una hoja de cálculo consta de tres partes integrantes:
· Títulos para columnas y filas: en primer lugar se establece la estructura con títulos.
· Valores: a continuación se introducen los valores.
· Instrucciones de cálculo: por último se elaboran las fórmulas.
Para introducir cualquier elemento en una celda o actuar sobre el contenido de ésta es preciso seleccionarla previamente, pudiéndose seleccionar rangos de celdas y celdas no contiguas utilizando la tecla <Ctrl> en combinación con el ratón, hay otros modos de efectuar selecciones que trataremos convenientemente en la parte práctica.
También podemos seleccionar de forma rápida una fila o una columna pulsando con el ratón en la correspondiente cabecera.
Excel presenta una barra de menú, al igual que el resto de componentes del paquete Office, que facilita el acceso a los diferentes comandos que actúan sobre las celdas o rangos de celdas seleccionados, en el desarrollo de este curso se irán tratando los comandos más relevantes y su uso en determinadas situaciones, pertenecen a este grupo de opciones específicas los elementos: Ver, Insertar, Formato, Herramientas y Datos.
Hay no obstante otros comandos en el menú que aparecen en múltiples programas con igual funcionalidad, aspecto que ahora cabe repasar para reafirmar su conocimiento:
· Menú Archivo: con los elementos que permiten abrir ficheros, crear nuevos y almacenar el contenido, siendo importante distinguir el uso de los comandos Guardar y Guardar como. También es conveniente tener en cuenta la capacidad de “recordar” los últimos accesos y los comandos Configurar Página, Área de Impresión, Vista preliminar e Imprimir, con el primer comando tenemos acceso a la configuración de aspectos como el formato horizontal o vertical del papel y la inclusión de líneas, con el segundo podemos establecer el área que la impresora trasladará a papel, con Vista Preliminar podemos ver en pantalla cuál será el resultado de la impresión y con el citado en último lugar tenemos acceso a la configuración de diferentes opciones de impresión, como seleccionar impresora y algunas características de impresión como el tipo de papel, etc.
Desde los
cuadros de diálogo que se ofrecen en cada una de estas opciones se ofrecen
accesos al resto de ellas.
· Menú Edición: de este menú cabe destacar el comando Deshacer, que es muy útil para rectificar rápidamente un error, y la implementación del método “cortar-copiar-pegar” con el que podemos agilizar el uso de la herramienta así como ponerla en contacto con otras aplicaciones para enviar o recibir objetos.
· Menú Ventana: A pesar de las barras de desplazamiento, suele ser fatigoso visualizar en pantalla una hoja que sea algo grande, sin embargo podemos utilizar las diferentes opciones que se nos ofrecen para facilitar la visión general de una hoja. Una posibilidad es abrir varias ventanas para un solo libro, de manera que en cada subventana veamos una parte de la hoja, organizando a continuación las ventanas en la pantalla.
Otra
posibilidad es el uso de Zoom con la secuencia “Ver + Zoom”, seleccionando en
este caso un determinado aumento.
También es
útil el uso de la división de una ventana en dos o cuatro partes, para ello
usaremos la secuencia “Ventana + División”, de este modo podemos situar cada
una de las partes en un lugar diferente de la hoja, a veces sucede que a poco
que nos movamos en una hoja de cálculo nos encontraremos inmersos en un mar de
celdas si referencias claras de que es cada una de ellas, de este modo podemos
mantener los títulos de filas y/o columnas siempre visibles en la pantalla,
existiendo la posibilidad de inmovilizar la división, hecho con el cuál las
barras de desplazamiento desaparecerán, permitiéndonos crear una zona de
trabajo adaptada a nuestras necesidades.
El modo de acceso a los comandos puede simplificarse haciendo uso de las barras de herramientas que recogen instrucciones de un mismo tipo, podemos mantener visibles las que necesitemos en un momento dado seleccionándolas del menú que se ofrece cuando se ejecuta la secuencia: Ver + Barras de Herramientas, o se pulsa el botón derecho del ratón sobre la barra del menú.
Tratamos a continuación las dos barras de herramientas que todo usuario debe conocer y que permiten definir la estructura de una hoja para hacerla coherente y sobre todo “entendible” por quienes no la han construido:
Es posible introducir datos siempre que el programa está preparado para recibirlos, lo que puede reconocerse porque en la barra de tareas aparece la palabra LISTO, cuando se escribe algo en una celda, el programa decide como debe considerarlos.
Se considerará texto cualquier dato que no pueda interpretarse como fórmula o valor numérico, en particular la fórmulas deben contener como primer carácter al signo “=”.
Podemos definir el tipo y el formato de los datos que se introducirán en una celda haciendo uso de la secuencia “Formato + Celdas”, estando seleccionada la celda a la que deseamos aplicar el formato.
Si el tamaño del contenido introducido en una celda supera al ancho de la columna actual, ésta se rellenará con símbolos “#” si es un número, mientras que si es texto invadirá la celda contigua, no obstante esto puede evitarse activando la casilla “Ajustar texto” del formato de la alineación en la celda. Podemos del mismo modo configurar el tratamiento que se dará a datos especiales como fechas y horas, posiciones decimales, fracciones y números con ceros a la izquierda, por ejemplo.
Podemos acceder a ciertos aspectos específicos del formato de los diferentes elementos que componen la hoja de cálculo usando la secuencia: Formato + ... De este modo tenemos la posibilidad de manipular: el formato numérico de los datos que contendrá una celda o rango de celdas, la alineación, características de la fuente, definición de bordes y tramas y el bloqueo u ocultación de celdas, aspectos estos últimos que dependerán del nivel de protección de la hoja definido en Herramientas + Proteger.
Con respecto a la Fila o la Columna activa o seleccionada podemos definir su altura o anchura respectivamente, su estado (visible o no) y si deseamos que sé "auto ajuste" el tamaño del elemento a sus contenidos.
Para la Hoja podemos definir su nombre, su estado (visible o no) y asignarle un fondo.
Otras capacidades que se ofrecen en esta opción del menú son el auto formato, por medio del cuál podemos acceder a diseños de hoja estándar, el formato condicional, que permite asignar a una celda o rango de celdas un formato específico en función de si satisface una condición, y la definición y modificación de estilos.
Es posible introducir celdas en una hoja ya hecha, así como
filas o columnas completas, para ello usaremos la opción “Insertar +…”
seleccionando en cada caso lo deseado, pudiendo elegir el desplazamiento
aplicado al resto de celdas de la hoja.
Si se desea compartir las hojas de cálculo con otros usuarios, es posible que deseemos marcar algunas celdas con anotaciones o sonidos para indicar instrucciones o resaltar información crítica, esto se realiza con la opción “Insertar + Comentario”, de modo que aparece una marca, un pequeño punto rojo en la esquina superior derecha de la celda, en la casilla afectada y cada vez que nos coloquemos sobre ella aparecerá un cuadro emergente con el nombre del que ha realizado la anotación y el contenido de la misma. Si estamos situados sobre una casilla que tiene un comentario y pulsamos “Insertar”, se nos ofrece la opción de modificar el comentario adjunto. Podemos también utilizar la opción “Ver+Comentarios” para ir de uno a otro y modificarlos o eliminarlos.
Las celdas pueden contener referencias a otras celdas de la hoja, usando su dirección (A4, B5,..), o rangos de celdas (A4:A8), o su nombre, en caso de que el cálculo afecte a más de una celda, estas referencias se combinan con operadores aritméticos y con funciones para obtener los resultados buscados.
Las referencias a celdas o rangos pueden crearse escribiendo directamente la referencia desde el teclado o usando el ratón (o las teclas de dirección), pulsando sobre la celda que queremos referenciar estando el cursor situado en el punto de inserción en el que deseamos ubicar la referencia.
Dependiendo del trabajo que deseemos desarrollar podemos utilizar diferentes tipos de referencia, por una parte la referencia relativa, A2, que es la más frecuentemente utilizada y que tiene la propiedad de que al mover o copiar la celda que contiene la referencia, ésta sufre una transformación en función del traslado. Otro tipo de referencias son las denominadas referencias absolutas, en este caso se realizan usando el carácter $: $A$2, de modo que la referencia no variará a pesar de que se realicen movimiento o copias de celdas. También es posible utilizar referencias mixtas, de la forma $A2 o A$2 de esta forma tan solo la fila o la columna serán tratadas como referencia absoluta.
Pueden incluirse además referencias a otras hojas de la forma: Hoja1!$A$2, esta referencia será siempre absoluta, y referencias a otros libros: [Libro1]Hoja1!$A$2.
Una vez que tenemos unos datos metidos en un rango de celdas de la hoja de cálculo, y queremos moverlos a otro lugar, podemos marcarlos y usar las opciones Cortar – Copiar – Pegar, pero debemos tener en cuenta que las celdas referenciadas en las marcadas cambian su referencia en función del destino: por ejemplo, si en A1 tenemos una referencia a B1, si copiamos o movemos A1 a C2, la celda que aparecerá en la referencia será D2.
Otro modo más rápido de realizar esta acción es usar el método “arrastrar y soltar” sobre un rango de celdas seleccionado, de este modo se producirá el mismo efecto que si usamos los comandos Cortar y Pegar.
Un rango de celdas seleccionado del modo citado anteriormente es susceptible de ser borrado, para ello únicamente hay que pulsar la tecla <Supr> mientras está activo el marcado de las celdas que deseamos eliminar.
La selección de celdas o rangos puede hacerse tanto con el ratón como con la combinación de teclas <May>+<Tecla de cursor>.
El hecho de copiar el contenido de una celda en otras puede llevarse a cabo por medio del uso de las funciones estándar Cortar – Copiar – Pegar, o utilizando el denominado “llenado automático”
Este efecto se lleva a cabo por medio del denominado controlador de llenado, esto es un punto negro que aparece en la parte inferior derecha de la celda, o del conjunto de celdas marcadas y que reproduce el contenido de una celda, simplemente con colocar el cursor sobre él y cuando cambie de aspecto, transformándose en un signo “+”, con el método arrastrar y soltar, podemos marcar un rango de celdas en las que se producirá alguno de los efectos siguientes en función del contenido de la celda original:
à Texto: el texto se copia en el rango de celdas marcado
à Número: si tan solo una celda contiene valores, se copia éste, si hay dos celdas con valores se crea una serie, progresión aritmética con valor inicial el primero de ellos y con incremento la diferencia.
à Texto con números: se incrementan los números y se copia el texto.
à Día – Mes – Año – Hora: genera series con los diferentes elementos, en función del elemento inicial.
Listas personalizadas: podemos crear series de elementos para ser usados con esta capacidad, introduciendo la correspondiente secuencia en el cuadro de diálogo que para tal fin se ofrece, la secuencia precisa es "Herramientas + Opciones + Listas Personalizadas.”
Para realizar cálculos usando la hoja es preciso introducir fórmulas en las celdas, una fórmula es una ecuación que calcula un nuevo valor a partir de unos valores ya existentes, una fórmula puede contener: números, operadores, rangos de celdas y funciones predefinidas. Las fórmulas comienzan con el carácter =, en caso de no introducir este carácter, el contenido se interpreta como texto, no produciendo en consecuencia ningún resultado su ejecución, salvo la inserción del texto en la celda activa.
Las fórmulas se almacenan internamente, pueden verse en la barra de fórmulas cuando se coloca el cursor sobre la celda en la que fueron creadas, mientras que la celda muestra el resultado del cálculo.
Normalmente una fórmula sólo proporciona un valor para la celda en la que se encuentra, una forma especial de fórmulas son las matriciales, que calculan a la vez valores para varias celdas. Hay distintos tipos de fórmulas:
à Fórmulas aritméticas: contienen constantes, referencias a celdas y operadores aritméticos (p.ej. =-D5*B3)
à Fórmulas de cadenas de caracteres: permiten enlazar dos o más cadenas de caracteres con el operador & ( p.ej. =“Audio”&A1&C3)
à Fórmulas lógicas: contienen comparaciones entre constantes o referencias de celdas (p.ej. =S4>5), de modo que el valor Verdadero se corresponde con el valor numérico 1, y Falso con 0.
à Fórmulas que contienen funciones: p.ej. SUMA(B4;B10)
Es posible mezclar los distintos tipos de fórmula, pero en este caso debemos tener en cuenta la compatibilidad de los datos, por ejemplo un dato tipo cadena de caracteres no puede usarse para sumar o multiplicar.
Podemos usar funciones dentro de fórmulas escribiéndolas directamente en la barra de captura de datos para celdas. Cada función que utilicemos tendrá una sintaxis propia que debe ser respetada para que se produzca el resultado apetecido, hay unas 320 funciones y se incluyen mecanismos de ayuda directos para facilitar su uso como es el “Asistente para funciones”, el cuál se activa con el botón de la barra de herramientas o con la opción “Insertar + Función”. De modo que se abrirá un cuadro de diálogo que permite seleccionar una función, en este cuadro aparece además una explicación del resultado que se obtiene al usar la función seleccionada y la sintaxis a emplear. Una vez seleccionada una función aparece un cuadro de diálogo asociado a ella en el que podremos introducir los diferentes argumentos que ésta precise.
La mayor parte de las funciones pertenecen a la configuración estándar de Excel, aunque otras más específicas, fundamentalmente estadísticas y técnicas pueden instalarse opcionalmente.
Las funciones son indicaciones de operaciones que el programa debe ejecutar, las funciones de hoja de cálculo son operaciones que se utilizan dentro de una hoja. Todas las funciones utilizan valores que se suministran como argumentos para producir nuevos valores, pudiéndose tratar además de cálculos matemáticos, de análisis lógicos, división de cadenas y similares.
Estructuralmente es como una caja negra en la que entran datos y se ofrecen resultados cuyo tipo dependerá del tipo de función, su estructura generalmente será:
FUNCIÓN(Argumento,...)
Una función puede contener uno o varios argumentos, dentro de los cuales algunos serán obligatorios y otros opcionales, los posibles argumentos son:
· Constantes: valores que se introducen directamente.
· Celdas o rangos: Los valores con los que trabajará la función ya están contenidos en otras celdas, y a ellos se hará referencia mediante su dirección, esta dirección puede ser introducida manualmente o seleccionando la celda o rango adecuado, utilizando para ello el "retorno a la hoja" que se ofrece en los cuadros de captura de direcciones.
· Nombres de rangos: si se ha asignado un nombre a un rango de celdas podemos utilizarlo para hacer referencia a ellas.
· Funciones: una función puede utilizarse como argumento para otra función.
Hay no obstante funciones que no necesitan ningún argumento, por ejemplo PI(), aunque deben ir acompañadas del paréntesis para que ser reconocidas como funciones.
Cuándo se trabaja con una gran cantidad de información, es conveniente aprovechar las posibilidades que ofrece el administrador de listas para facilitar el trabajo, una lista es una tabla de datos almacenados en una hoja de cálculo y organizados en columnas de
campos y filas de registros, en esencia es una base de datos.
Una lista es una colección de filas con cabeceras de columna uniformes y datos consistentes, de modo que cada columna contendrá el mismo tipo de información (campo), y cada fila contendrá información referente a un elemento (registro). Para crear una lista es conveniente dar formato a las celdas previamente, la cabeceras de cada columna tendrán formato de texto, con un aspecto que podemos seleccionar, y las celdas de la lista podrán corresponder a cualquiera de los formatos que ofrece el programa para
los datos.
Una vez que los registros están organizados en una lista, podemos usar diferentes órdenes del menú para establecer ordenaciones, para ello usamos la secuencia “Datos + Ordenar”, apareciendo un cuadro de diálogo en el que seleccionamos los campos de primer, segundo y tercer criterio, así como el tipo de ordenación, ascendente o descendente, de modo que podemos basar la ordenación en más de una columna, para deshacer empates.
Otra posibilidad es crear ordenaciones personalizadas para ordenar listas sin seguir unos determinados modelos alfanuméricos o cronológicos, estas opciones de ordenación personalizada pueden seleccionarse pulsando el botón “Opciones” del cuadro de diálogo de “Ordenar”. Para crear una ordenación personalizada y añadirla a esta lista debemos utilizar la secuencia “Herramientas + Opciones”, visitando la pestaña denominada “Listas personalizadas”.
El filtro automático que podemos encontrar en “Datos + Filtro”, denominado Auto filtro, se puede utilizar para ocultar todas las filas de la lista excepto aquellas que cumplan una determinada condición. Esta orden sitúa una lista desplegable en lo alto de cada columna, permitiendo seleccionar para cada una de ellas un criterio, una vez usado un filtro. También se ofrece la posibilidad de personalizar el filtro de cada columna para que se muestren las filas cuyo valor en esa columna está dentro de un determinado rango así como seleccionar los diez mejores valores en cuanto a proximidad a uno dado, y permitir mostrar todas las filas, por lo que respecta a esta columna. Para volver a ver todos los registros debemos seleccionar la opción “Datos + Filtro + Mostrar todo”.
Existe la posibilidad de definir Filtros avanzados, de modo que podemos establecer un filtro que actúe únicamente para un determinado rango de celdas y que solo ofrezca posibilidad de definir filtros en determinadas columnas, pudiendo solicitarse el resultado sobre la propia tabla o copiado en otro lugar.
La orden “Datos + Subtotales” del menú ayuda a organizar la lista mostrando los registros en grupos con subtotales, medias o cualquier otro tipo de información de balance, para realizar esta acción primero debemos reordenar la tabla en función del campo sobre el que deseemos crear subtotales, hecha esta operación, abrimos el cuadro de diálogo correspondiente con la citada secuencia, en el que indicaremos el campo que determinará la agrupación de datos, la función a utilizar y el campo sobre el que se aplicará esta función.
Podemos trabajar en modo esquema dentro de esta opción, puesto que aparece en la parte izquierda de la pantalla un cuadro de controles, de modo que podemos expandir o contraer los subtotales a un determinado nivel, de forma general o particular para cada uno de ellos.
Una potente herramienta de administración que podemos usar por medio de una hoja de cálculo es la creación de modelos que hacer si para prever determinadas situaciones, a las que podríamos denominar herramientas de planificación.
Un método sencillo para resolver ciertas ecuaciones y por tanto para hacer previsiones es Buscar Objetivo, que se encuentra en el menú herramientas, con ella podemos determinar un valor desconocido capaz de producir un resultado determinado, usaremos esta función cuando la simplicidad del problema nos permita especular sobre una sola variable.
Para usar Buscar objetivo debemos configurar la hoja de cálculo de modo que contenga una fórmula que calcule el objetivo, una celda vacía que guarde el número con la previsión y cualquier otro tipo de valores que se necesiten para calcular la fórmula.
Al hacer uso de la selección “Herramientas + Buscar objetivo”, aparecerá un cuadro de diálogo en él debemos introducir el rango de la celda que contiene la fórmula, el valor que deseamos que se obtenga y el rango de la celda que contendrá el valor variable.
Cuando empieza a ejecutarse la orden Buscar objetivo, ésta prueba repetidamente nuevos valores en la celda variable para encontrar la solución al problema propuesto, a este proceso se le denomina iteración, y se repite hasta que se ha ejecutado cien veces o se ha encontrado una solución con una precisión de 0,001 respecto al objetivo especificado. No obstante podemos configurar este proceso en la pestaña “Calcular” de “Herramientas + Opciones”.
Cuanto más voluminoso sea el material numérico que se presenta y se calcula en una tabla, más cuesta seleccionar la información realmente importante, para facilitar la representación de datos y en consecuencia su evaluación rápida, el programa incorpora la posibilidad de crear gráficos asociados a los resultados numéricos de forma sencilla.
Para convertir una tabla en un gráfico debemos marcar el rango de datos que deseamos incorporar a la tabla y seleccionar las diferentes opciones que se nos ofrecen al pulsar sobre el asistente para gráficos.
Los diferentes elementos de que consta un gráfico en Excel son:
· Ejes: normalmente se denomina al eje x (horizontal) como Eje de rótulos y al eje y (vertical) como Eje de magnitudes. En los gráficos tridimensionales se añade a estos dos un nuevo eje, z que es ahora denominado Eje de magnitudes, pasando a llamarse al eje y Eje de orden.
· Escala de los ejes: el escalado de los ejes se manifiesta por una división de estos con líneas, mostrándose con rótulos, este proceso tan solo tiene sentido cuando se trata de un eje numérico, debemos tener en cuenta que prácticamente todos los gráficos que construimos con una hoja de cálculo tienen un único eje numérico.
· Sistemas de coordenadas en ángulo no recto: podemos utilizar en Excel otros dos sistemas de coordenadas para crear gráficos, por una parte un eje circular, en él los diferentes valores estarán relacionados con el valor de un determinado ángulo, dando lugar a gráficos como los de sectores, y por otra el sistema de coordenadas que da lugar al gráfico de radar, con el cual se establece para cada rótulo un eje de magnitudes sobre el que se marcará el punto o los puntos correspondientes.
· Series de datos y puntos de datos: el sistema de coordenadas es el marco de referencia en el que se representan gráficamente los datos de una tabla, éstos pueden representarse por medio de puntos, barras, sectores, áreas, etc. Los datos relacionados entre sí forman una serie de datos. Un gráfico de Excel puede contener como máximo 255 series de datos y cada serie puede contener hasta 32 puntos de datos.
· Elementos adicionales: para convertir un gráfico en una presentación realmente explicativa, son necesarios otros elementos, como son:
à Rotulación de ejes: que dejen claro a que se refiere cada eje.
à Divisiones de eje: hacen que los valores se vean más claramente.
à Retícula: compuesta por líneas sobre la superficie del gráfico.
à Leyendas: con indicaciones acerca de los elementos del gráfico.
à Título: que describa brevemente el contenido.
Todos
los elementos citados pueden definirse para un gráfico de modo sencillo por
medio del uso del Asistente para Gráficos,
no obstante, una vez creado, podemos modificar cualquiera de estas
características situándonos sobre el elemento correspondiente del gráfico
afectado y usando su menú contextual.
Cuando creamos un gráfico figura en la misma hoja en la que figura la tabla que da origen a sus datos, si modificamos un valor de la tabla de datos el aspecto de la gráfica se adaptará a este cambio.
Sin embargo en caso de que la tabla y el gráfico figuren en hojas distintas, o en libros distintos, se establece un vínculo entre ambos elementos en las mismas condiciones que en el caso de los rangos. En caso de que se borre la tabla origen de los datos, el gráfico permanece en su destino convirtiéndose en una imagen.
También es posible convertir un gráfico en una imagen desvinculada de sus datos originales, para ello una vez creado el gráfico lo llevamos al portapapeles y a continuación lo pegamos en el lugar deseado utilizando la opción Pegado especial, seleccionando la opción Dibujo.
La apariencia de los gráficos creados puede manipularse de varias formas, desde el punto de vista del procedimiento podemos dividir las posibilidades de configuración en tres categorías:
· Trabajar con el cuadro de diálogo, que se activa con una doble pulsación sobre el área que contiene al gráfico.
· Menús contextuales: cada parte del gráfico tiene un menú contextual.
· Utilizar el arrastrado con el ratón.
· Uso de la barra de herramientas para gráficos.
Existe la posibilidad de modificar el tamaño y la posición de un gráfico y de sus elementos de forma particular.
La elección del tipo de gráfico que debemos utilizar en un caso determinado es a veces compleja, veremos a continuación algunas pautas a seguir para ello.
En principio, un gráfico debe ser más claro que su correspondiente tabla, por lo cual no debe estar excesivamente sobrecargado con especificaciones innecesarias, además debe representar correctamente los datos, por lo que deben evitarse trucos con las escalas que disimulen diferencias, si ello no es posible, debe indicarse claramente. En el contexto de una presentación general debemos utilizar los mismos tipos de gráficos para los mismos tipos de datos, puesto que ello favorece la claridad, aunque pueda resultar algo monótono.
Veamos usos específicos a los que podemos destinar diferentes tipos de gráficos:
Los gráficos de columnas y de barras son cómodos de usar y fáciles de comprender lo que hace que su uso este muy generalizado, su principal característica es que cada columna representa un elemento discreto e independiente de los demás, tradicionalmente el eje horizontal se usa como eje de rótulos y en muchas ocasiones como eje temporal, mientras que las magnitudes se representan en el eje vertical
Podemos incluir en gráficos de columnas una o varias series de datos, para ello podemos utilizar tantas columnas como series deseemos introducir o usar el formato de columnas apiladas.
La estructura de los gráficos de barras es muy similar a la de los gráficos de columnas, pero en esta caso el eje vertical es el eje de rótulos y el eje horizontal el de magnitudes, tiene sentido utilizar este tipo de gráficos cuando la longitud de los rótulos es demasiado larga para que su ubicación en la parte inferior cause problemas de legibilidad.
Este tipo de gráficos permite incluir muchos más datos en un espacio más reducido, siendo por el contrario menos claros que los de barras o columnas. Cuando se muestran datos usando este formato existe la tendencia a interpolar visualmente valores entre datos próximos, es decir, ver datos que no existen en la tabla que sirve de base, interpretando de este modo la tendencia ascendente o descendente de la línea, es conveniente usarlos por tanto cuando estas interpolaciones sean deseables y correctas.
En este sentido es conveniente que el eje de rótulos, o eje horizontal, represente una evolución temporal o de otra magnitud, en aquellos casos en los que el eje de rótulos tan solo contenga características cualitativas no está indicado el uso de este tipo de gráficos.
Dentro del apartado de gráficos de líneas se encuentran un tipo de gráficos en los que cuando hay varias series de datos, no se vinculan los datos consecutivos de una serie, uniéndolos por ejemplo con una línea, sino que se relacionan valores afines de varias series de datos. Este tipo de gráficos se suelen denominar gráficos bursátiles o de acciones, y es conveniente su uso cuando representemos series que se compongan de dos, tres o cuatro valores en los que sea importante la presentación de los valores máximo y mínimo, o de los valores medios.
Son gráficos cuyo uso es conveniente cuando se traten varias series de datos, los diferentes datos se tratan de forma aditiva, no cruzándose las líneas que delimitan las diferentes zonas, remarcándose así las diferencias entre unos valores y otros a lo largo de una magnitud. Suelen usarse cuando en el eje de rótulos se trate de evoluciones temporales o espaciales.
Son gráficos que deben usarse cuando deseamos mostrar las diferentes partes de un todo, no precisan de una cruz de coordenadas y tan solo representan porcentajes, no es por tanto aconsejable cuando deseamos mostrar varias series de datos, si deseamos usar este formato con varias series debemos crear un gráfico para cada una de ellas, colocándolos a continuación uno al lado del otro, aunque en este caso será preferible el uso del gráfico de anillo.
Equivale prácticamente a una combinación de varios gráficos circulares, pero que no están uno al lado del otro, sino uno dentro de otro, representándose cada resultado en un anillo, dando lugar a una estructura de sectores circulares. No es conveniente, debido a su excesiva complejidad, usar este tipo de gráficos con más de cuatro o cinco series de datos, también es conveniente establecer una jerarquía de representación de modo que los primeros grupos de datos se encuentren en el interior y los últimos, o más recientes, en el exterior.
Es un tipo de gráfico adecuado para representar procesos cíclicos, como temperatura a lo largo de un día o de un año, es posible editar varias series de datos, aunque en un número mayor de dos el gráfico puede ser no conveniente. Tengamos en cuenta que en este tipo de gráficos una única línea se destina representar la escala de los datos, por ello debemos seleccionar una escala adecuada para hacer que todos los valores sean realmente legibles, y una elección de intervalos para que no se interponga la rotulación con los datos.
Son utilizados para representar funciones matemáticas o representaciones de series de medida, ya que este es el único tipo de gráfico que dispone de más de un eje numérico, es por tanto el tipo de gráfico científico. Es posible usar métodos de edición para personalizar este tipo de gráficos, puesto que las posibilidades que ofrece el programa están muy limitadas.
Un gráfico realmente tridimensional dispone de tres dimensiones: longitud, anchura y altura, hay otros gráficos denominados 3D que lo único que hacen es incorporar un efecto visual a un gráfico 2D, este tipo de conversión puede aportar ciertas ventajas visuales, pero al mismo tiempo suelen perderse algunas capacidades informativas del gráfico, por ello estos efectos se usarán cuando sea conveniente presentar los datos de modo atractivo, aunque no importe mucho cuales sean estos datos. En todos los gráficos 3D, tanto verdaderos como falsos, es posible decidir el ángulo de visión.
Un uso curioso que podemos dar a los gráficos 3D reales es el dibujo de superficies en perspectiva. El gráfico 3D más interesante es el gráfico de superficie, consiste en la ampliación en una eje de un gráfico de líneas.