IGEP Tema 3 - Conceptos de Gestión Presupuestaria

 

  1. 1.Conceptos básicos de gestión presupuestaria.

  1. 2.Sistema Presupuestario: métodos.
  1. 3.Uso de la informática para resolver casos prácticos.

 

1. Conceptos Básicos de Gestión presupuestaria

Definición de Gestión Presupuestaria

La gestión presupuestaria se define como la práctica de la dirección de una empresa o administración destinada a definir en volumen y en valor las previsiones de actividad de la organización en el plazo de un año , y posteriormente a seguirlas en vías de realización mediante una permanente confrontación entre previsiones y realizaciones, se apoya en la estructuración de la organización en centros de responsabilidad (según los casos son centros de costes, de ingresos, de beneficios y de inversión), estableciéndose en cada centro un programa preventivo de actividad, de este modo la gestión presupuestaria se relaciona con el sistema de planificación, la organización contable y la estructura jerárquica de la organización.

Cuando una organización dispone de un sistema de planificación bien definido, la base de la gestión presupuestaria la constituyen los planes a medio y largo plazo, apareciendo como la resultante de las fases sucesivas de la planificación con las que se pretende tomar las mejores decisiones posibles para alcanzar los objetivos definidos en un momento dado. El trabajo de preparación de los presupuestos anuales consiste en preparar el segmento anual del plan a medio/largo plazo o en servirse de este plan para orientar la elección de posibles variantes presupuestarias.

La contabilidad de una organización está íntimamente ligada a la gestión presupuestaria por diferentes motivos:

Estructura de un Sistema Presupuestario

El presupuesto de una organización supone la base para tomar la decisión que permite que las realizaciones efectivas se ajusten lo más posible a sus objetivos establecidos, normalmente se elaboran los presupuestos para periodos de un año, representando la concretización de los objetivos fijados a más largo plazo.

Los objetivos de la empresa están de hecho íntimamente ligados a los presupuestos, su jerarquización y coordinación en el tiempo son imprescindibles para desarrollarlos eficazmente, utilizando para ello la gestión presupuestaria.

El presupuesto en la Administración Pública

Concepto de Presupuesto

El presupuesto constituye una previsión de ingresos y gastos para un periodo de tiempo determinado. En el presupuesto se determinan los gastos que se van a realizar y los ingresos con los que van a ser financiados.

A través de sus presupuestos la Hacienda Pública financia la prestación de servicios para cubrir la necesidades públicas de los ciudadanos, el instrumento presupuestario en el sector público tiene una consideración múltiple y tradicionalmente se ha contemplado desde varios puntos de vista, el económico, el político y el jurídico

La ley de presupuestos de cada periodo basada en el derecho de representación del Parlamento, concreta las preferencias del pueblo respecto a los servicios públicos a prestar y los recursos con los que financiarlos.

Principios Presupuestarios

Los principios presupuestarios se han establecido para concretar las competencias de cada fase presupuestaria y su desarrollo, se pueden dividir en políticos, económicos y contables.

Principios Políticos

Se fundamentan en la división de poderes y la soberanía popular, son los siguientes:

  1. Competencia: establece que en el proceso presupuestario, la competencia se distribuye entre los poderes Ejecutivo y Legislativo. Al Gobierno como órgano competente para dirigir la política presupuestaria se le atribuye su planificación y elaboración y al Parlamento, como titular del poder Legislativo, su aprobación.
  2. Universalidad: determina que los presupuestos deberán incluir la totalidad de los ingresos y gastos públicos, de manera que, el ejecutivo únicamente podrá ejecutar lo contenido en el presupuesto, en el que aparecen las cantidades brutas.
  3. Unidad: este principio indica que todos los ingresos y gastos públicos deben ser incluidos en un solo presupuesto, su objetivo es evitar los presupuestos extraordinarios o complementarios y facilitar al Legislativo el ejercicio del control presupuestario.
  4. Temporalidad: la autorización del presupuesto en su conjunto debe tener una vigencia concreta, transcurrido ese periodo perderá su valor. Normalmente el presupuesto se corresponde con el año natural en nuestro país, no obstante en este principio queda recogida la posibilidad de modificar esta duración para algunas clases de gastos o inversiones.
  5. Especialidad: abarca tres aspectos:
  1. Publicidad: los ciudadanos deben conocer el destino de la actividad financiera llevada a cabo con los tributos. La publicidad no sólo se produce durante el debate presupuestario y la publicación del presupuesto aprobado, sino también a lo largo de su gestión mediante todo tipo de informes, comparecencias e interpelaciones al Ejecutivo a través del parlamento.

Principios Económicos

El presupuesto es el principal instrumento de Política Económica y por eso se deben considerar los siguientes principios económicos:

  1. Equilibrio: el presupuesto debe estar nivelado, de manera que las partidas de gastos ordinarios de naturaleza anual, tiene que corresponderse con las partidas de ingresos ordinarios, cuando este principio no puede asumirse por la demanda de servicios públicos, se da lugar al "déficit público".
  2. Neutralidad impositiva: debe existir relación entre los impuestos que el ciudadano paga y los servicios que recibirá del Estado, de manera que la financiación de los presupuestos no debe obstaculizar el desarrollo económico.
  3. Deuda pública autoliquidable: la emisión de deuda pública sólo está justificada para financiar inversiones productoras de riqueza con la que se pagarán intereses y se amortizará el principal de las deudas contraídas.

Principios Contables

El documento presupuestario debe regirse por normas contables, siendo la contabilidad un instrumento de control de los recursos para que sean gestionados conforme a los principios vistos hasta ahora, de manera que los principios contables que a continuación se enumeran complementan a los anteriores:

  1. Presupuesto Bruto: todas las partidas se consignarán en el presupuesto sin aumentos o minoraciones, evitando en todo momento las especulaciones. Contablemente se ha de comprobar que tanto los ingresos como los gastos se apuntan con sus valores brutos, sin deducir en los ingresos sus costes de administración, ni en los gastos los recursos que produzcan, debiendo en ambos casos aparecer las correspondientes partidas diferenciadas.
  2. Unidad de caja: todos los ingresos y gastos de la Hacienda Pública deben estar centralizados en una sola caja, llamada Tesoro Públicos. Esta unidad permite coordinar la tesorería de los caudales públicos, aunque en ciertos casos es conveniente la gestión autónoma por diversos órganos del sector público que deberán tener cuentas y cajas propias.
  3. Especificación: las transferencias entre las diversas partidas presupuestarias están prohibidas.

Ciclo Presupuestario

El presupuesto constituye el plan económico de la Hacienda Pública para un periodo determinado, se desarrolla mediante un proceso de asignación y aplicación de los recursos que comprende cuatro fases: elaboración, aprobación, ejecución y control. El ciclo presupuestario comprende un periodo de tres años, previo, actual y posterior, de forma que tanto el poder Legislativo como el Ejecutivo se reparten su completa finalización.

Elaboración

Tiene por objeto prever la asignación de los recursos entre las diferentes alternativas de gasto, así como los ingresos con que financiarlos. La confección del documento presupuestario generalmente competa al poder Ejecutivo, siendo su plazo aproximado de 6 meses.

Lo frecuente es que el Ministerio de Hacienda se encargue de crear una documento borrador, coordinando las propuestas que le presentan los Departamentos ministeriales presentándolo al Gobierno que lo aprueba con las modificaciones que considere oportunas.

Aprobación

En esta fase se estudia, delibera y aprueba por el poder Legislativo, el documento presupuestario presentado por el Ejecutivo, en caso de no ser éste aprobado, se prorroga el del año anterior. Esta fase suele durar entre 3 y 6 meses y la discusión presupuestaria se desarrolla por medio de:

Ejecución

Una vez aprobado el presupuesto, se puede comenzar la gestión por parte del Ejecutivo para satisfacer las necesidades públicas que se hayan previsto para el ejercicio. Normalmente el ejercicio presupuestario coincide con el año natural y su gestión se ve condicionada por el carácter vinculante del presupuesto aprobado.

La ejecución presupuestaria de los gastos para la consecución de los objetivos previstos se desarrolla en una serie de etapas, que en nuestro caso son:

  1. Propuestas para realizar un gasto

  2. Autorización para gastar

  3. Reconocimiento de la obligación de pagar

  4. Propuesta de pago

  1. Ordenación del pago

  2. Pago material

Sin embargo algunos centros gestores del presupuesto, como organismos autónomos y entes públicos, disponen de autonomía financiera, con ingresos propios, haciéndose cargo de todas las etapas enumeradas.

Control

Esta fase puede desarrollarse simultáneamente a la ejecución mediante el seguimiento de los gastos o posteriormente, además se puede establecer una diferencia significativa entre el control interno y externo:

  1. El control interno o administrativo, corresponde al Ejecutivo y puede efectuarlo el propio gestor o un órgano especializado dependiente del Ministerio de Hacienda, en España este órgano es la Intervención General de la Administración del Estado.
  2. El control externo se suele realizar por el Legislativo a través de la aprobación de las cuentas públicas y el seguimiento de la ejecución del presupuesto por medio de la solicitud de comparecencias.

El control cumple con una triple finalidad en función del punto de vista que se adopte:

2. Sistema presupuestario: métodos

Presupuesto por Programa

El sistema de presupuestos por programas es el que se utiliza en los departamentos ministeriales y organismos dependientes en nuestro país, constituye un proceso integrado de gestión en el que se analiza la actividad administrativa en su totalidad, asignándose los recursos entre programas alternativos.

Este modelo contempla todos los elementos que intervienen en el proceso presupuestario y permite conocer los resultados, las actividades de cada departamento ministerial, así como los medios con los que ha contado, es decir su coste. En él quedan recogidas la presupuestación, programación y la planificación económica de forma completa y exhaustiva.

El objetivo que se persigue con este modelo es mejorar las decisiones públicas y modernizar la gestión de la Administración y Servicios Públicos. Se desarrolla a través de cinco fases, planificación, programación, presupuestación, ejecución y control.

Planificación

Es una etapa general a todos los procesos de gestión, incluida en el proceso presupuestario, comprende las tareas primarias que se han de llevar a cabo y se realiza a largo plazo, suele confundirse con la etapa de programación, en la que se determinan objetivos más específicos y suele definirse a medio plazo.

Programación

Es la fase más importante del presupuesto por programas, puesto que en ella se asignan los recursos presupuestarios. Es el punto de enlace entre el establecimiento de objetivos primarios y la asignación de recursos, facilitando la elección presupuestaria. En este momento se analizan las actividades que desarrolla cada unidad para posteriormente relacionarlas con objetivos concretos y proporcionar los medios necesarios para su consecución.

De este modo, además de incluirse una descripción detallada del programa, se debe justificar la necesidad de su ejecución, la demanda de actuación pública existente en la materia y la utilización prevista de los resultados y sus efectos.

A la hora de realizar un programa se deben tener en cuenta:

En la programación es posible la subdivisión de los programas en subprogramas, cada uno con sus medios, actividades y objetivos para una mayor eficacia.

Podemos dividir las tareas de programación en dos:

  1. Evaluación de los programas a ejecutar, de modo que deben establecerse los objetivos definiendo de forma muy precisa las metas que se persiguen y su viabilidad, describiéndose las actividades o actuaciones más adecuadas para ello, actividades que deben realizar los recursos humanos asignados haciendo uso de los medios materiales y financieros que se asignen al programa.
  2. Selección de programas alternativos, es decir, presentar los programas de forma ordenada y comprensible para él órgano que deba escoger entre las distintas alternativas, decisión altamente importante pues de ella depende en gran medida la buena consecución de la gestión presupuestaria global.

Presupuestación

El plan financiero debe valorar el coste que supone la programación y ha de servir de base para la elaboración del presupuesto, recogiendo la diferentes peticiones de recursos, en esta fase se ha de determinar la ejecución del programa plurianual a lo largo del año, de esta forma. ha de comprender la revisión anual de los objetivos fijados previamente, así como las acciones necesarias para su consecución.

Antes de la asignación de los recursos entre los programas debe procederse a la confección de un estudio sobre el marco económico y social en el que van a situarse los presupuestos. Este estudio estará basado en estimaciones sobre varios parámetros que influirán en la situación económica nacional durante el próximo ejercicio, como pueden ser la inflacción, el déficit, el desempleo, el P.I.B., etcétera.

El marco de referencia debe ser aprobado por el Gobierno, y da origen a los "escenarios presupuestarios" en base a los que se va a estimar el importe total de los presupuestos. A partir de la aprobación del marco presupuestario, los responsables de los programas elaboran una estimación de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos previstos en el programa, teniendo presentes las prioridades políticas.

Aunque los presupuestos son en principio anuales, las estimaciones de gasto se suelen calcular de forma plurianual, usando datos de ejercicios anteriores, del actual y de los próximos a medio plazo, en general no más de cinco años. Al mismo tiempo se van elaborando las estimaciones de ingresos y recursos necesarios para la financiación de los programas.

Una vez que se reciban las propuestas de presupuesto de los programas, éstas deben analizarse profundamente y se deben establecer prioridades, de acuerdo a la política del Gobierno y los objetivos predefinidos, a continuación, Hacienda procede a la integración de las propuestas de los programas. Para concluir esta fase, el Gobierno debe realizar la inclusión de las propuestas en la ley de presupuestos que enviará al Parlamento.

Control

El presupuesto por programas se caracteriza por ser finalista, lo que significa que persigue la consecución de unas determinadas metas para las que se han asignado los correspondientes recursos, para ello se necesita un control que permita informar de los resultados que se van obteniendo y las posibles variaciones que se produzcan, así como las causas que las han provocado.

El control permite, por tanto, el seguimiento de la actividad gestora de los programas. La información obtenida del control pondrá de manifiesto las desviaciones producidas en la ejecución del programa y permitirá establecer la oportuna adaptación.

Podemos distinguir varios tipos de control:

  1. Control de eficacia: con el fin de comprobar si se ha cumplido lo programado y aprobado y que se han producido los efectos previstos en los destinatarios del programa
  2. Control de eficiencia: informará sobre el grado de utilización de los medios asignados para la ejecución de las actividades necesarias para conseguir los objetivos de los programas, así como el coste de las actividades levadas a cabo.
  3. Control de gestión: realizando un control de las técnicas y procedimientos de la ejecución de los programas.

El presupuesto por programas tendrá en consideración los resultados de los controles efectuados para la programación y elaboración de presupuestos de ejercicios futuros, de forma que se adecuen al nivel real de demanda de servicios públicos y a los recursos disponibles.

Por último indicar que se pueden realizar dos tipos de controles independientes, uno interior o autocontrol, por un órgano específico dependiente del Ejecutivo, y otro exterior, atribuido al Tribunal de Cuentas, que es dependiente del poder Legislativo o Judicial. Además, el Parlamento hace un seguimiento periódico de la ejecución de los programas.

 

Presupuesto Base Cero

Concepto y características

Es un tipo de presupuesto en el que cada centro gestor del gasto debe realizar sus previsiones sin referirse a las asignaciones del año anterior, de este modo se pretende combatir el gasto público característico del presupuesto financiero tradicional.

La diferencia con el presupuesto por programas estriba en que éste parte de la continuidad de los presupuestos mientras que el base cero exige el análisis de los programas y objetivos en cada ejercicio, sustituyendo algunos de ellos por otros nuevos, para ello quienes toman estas decisiones deben contar con el máximo de información.

Una definición de presupuesto base cero es: "Un proceso para la toma de decisiones para la asignación de recursos presupuestarios, previa justificación por cada gestor del total de las peticiones en niveles alternativos, las cuales previo análisis y evaluación se priorizan en función de los recursos disponibles". Dada esta definición, podemos indicar los objetivos primordiales, que son:

  1. Análisis concienzudo de los objetivos, actividades y costes.
  2. Presentación de distintas alternativas para alcanzar los objetivos y ejecutar actividades.
  3. Priorizar los programas, objetivos y actividades según su importancia para los objetivos de la organización y según los recursos solicitados.

Este modelo permite reasignar los recursos disponibles entre las diferentes unidades, introduciendo una nueva o incrementando el nivel de actividad de una existente mediante la correspondiente disminución o supresión de alguna unidad, con el fin de obtener una mayor eficiencia.

Por otra parte, el Ministerio de Hacienda encuentra en él la justificación de los recortes presupuestarios, analizando las alternativas propuestas y priorizando las áreas más importantes. Para el Gobierno es útil por que permite disminuir el volumen de gasto público y por tanto el déficit, además permite comparar las alternativas presentadas por los titulares de los departamentos ministeriales en el conjunto de la economía nacional.

Elementos de la presupuestación en base cero

Los elementos de este modelo de presupuestos son:

La ordenación es piramidal, de forma que, comenzando por el nivel organizativo más básico, inmediatamente superior a las unidades de análisis, se puede convalidar o modificar la ordenación propuesta, y de esta forma se ascenderá hasta la cúspide de la pirámide en la que se encuentra el Gobierno, que establece la clasificación final.

Una vez establecida la ordenación y el nivel de recursos asignados, los costes de su financiación constituirán al nuevo presupuesto. La asignación de los nuevos recursos presupuestarios se hace en función de la valoración y prioridad de las alternativas que más aporten a la consecución de los objetivos generales.

Ventajas y desventajas del presupuesto base cero

Con respecto al presupuesto por programas podemos citar las siguientes ventajas:

También podemos citar algunas desventajas:

Normalmente esta técnica de presupuestación es utilizada de forma paralela al modelo de presupuesto planificado por programas, proporcionando una mayor eficacia y eficiencia.

3. Uso de la informática para resolver casos prácticos

La mejora de la seguridad vial

Entre las propuestas consideradas en materia de tráfico vial están los tres proyectos siguientes, cada uno de ellos diseñado con el objetivo de reducir el número de personas mueren en accidentes de carretera (ignorando otro tipo de daños):

 Proyecto A: consiste en construir una serie de pasos subterráneos para peatones, en un cruce de carreteras muy concurrido. Tiene unos costes de capital de 120000 €, soportado en el año 0, o periodo inicial, y es previsible que suponga una reducción en un 60% en el número de muertes esperadas en accidentes de carretera desde el primer año. El proyecto no tendría incidencia alguna en el tiempo usado por las personas en sus desplazamientos.

 Proyecto B: consiste en instalar pasos peatonales en el mismo cruce de la calle. El coste sería tan solo de 6000 €, soportado en el año 0. La tasa de muertes esperadas en accidentes de tráfico se reduciría en un 40%, desde el primer año. El proyecto, sin embargo, tendría el efecto contraproducente de ocasionar demoras en el tráfico de carretera. El valor monetario del incremento del tiempo utilizado en viajar, se estima en 4200 € por año, sin incidir de modo significativo en la cantidad de viajes que hacen los usuarios.

Los proyectos A y B son mutuamente excluyentes.

 Proyecto C: es completamente independiente de los otros dos. Consiste en colocar unas barreras anti-accidentes en la zona central de una carretera de doble dirección. El coste previsto es de 180000 €, soportado en el año 0, y reduciría la tasa esperada de víctimas en accidentes de carretera en un 80 %.

 Como base para tomar la decisión se utilizará el criterio de que el valor social de un aumento en la seguridad de las carreteras viene dado por la reducción esperada del número de víctimas mortales, multiplicado por una constante, que denominaremos el valor de las muertes evitadas. La asignación de este valor depende de quienes toman la decisión, siendo independiente de las vidas que corren riesgo.

 En la situación descrita podemos plantearnos tres supuestos:

  1. Se decide llevar a cabo el proyecto B y no el C. ¿Esta política es coherente con los objetivos marcados, y si es así, con qué tipo de valoraciones sobre las muertes evitadas es consecuente?
  2. Responde a las misas cuestiones suponiendo que se decide llevar a cabo los proyectos A y C.
  3. Idem en el caso de que se decidiese llevar a cabo sólo el proyecto C.

Convengamos en utilizar 50 años como horizonte temporal y una tasa de descuento del 10%, asumiendo que el «valor de una muerte evitada» es constante a lo largo del tiempo. Así, por ejemplo, si una muerte evitada en el año 0 tiene un valor social de X €, en el año 1 tendrá el mismo valor, lo que referido al año 0 será algo menos de X €.

Innovación en el servicio público postal

La dirección del servicio público de Correos ha decidido mejorar la calidad del mismo, dada la insatisfacción de sus clientes en relación con el servicio de correo urgente. Con el fin de reducir los plazos de entrega de dicho correo, se están estudiando las siguientes propuestas:

  1.  Una renovación tecnológica del servicio reduciría los plazos de entrega, se trata de incorporar tecnología que permita la lectura automática de las direcciones de las cartas para envío urgente y su clasificación. Este nuevo equipo costaría 6 millones de euros, además el personal del servicio debería seguir unos cursos de formación adecuada de corta duración. Estos cursos se impartirían el año siguiente a la instalación y su coste estimado es de 300000 €. Se calcula que la vida media del equipo es de 15 años.

Una encuesta ha revelado que los actuales usuarios del servicio urgente de correos estarían dispuestos a pagar hasta 1,20 € más de lo que cuesta actualmente un sello de envío urgente.

Con la incorporación dela nueva tecnología no se alteraría el volumen de envíos, siendo utilizado por los mismos usuarios que hasta el momento, con un volumen total de 600000 cartas anuales, ya que la reducción en el tiempo de entrega no permitiría alcanzar la rapidez de los servicios de las empresas privadas.

  1.  Una ampliación de la red de transporte terrestre conseguiría la misma reducción en el tiempo de entrega que la producida por la renovación tecnológica, si se aumenta el parque de camiones en 15 unidades. El precio de compra de cada camión es de 150000 €, con una vida útil estimada de 16 años. Los costes de mantenimiento y funcionamiento se calculan en 3000 € anuales por camión. El número de conductores necesario es de 15, ello supondría un coste para el servicio de 180000 € por empleado y año.

Además, se requeriría de un nuevo garaje para estos camiones, disponiéndose en la actualidad de un local desocupado que podría ser utilizado para tal fin. Éste costó 1,2 millones de euros cuando se compró, siendo su precio actual de venta es de 0,4 millones de euros, ya que la zona se ha desvalorizado por diferentes circunstancias. Los costes de organización del trasporte por carretera ascienden a 600 € por año y camión, correspondientes a gastos de oficina, limpieza, electricidad,..., se añade a ello la necesidad de comprar un ordenador personal conectado a la red existente para desarrollar la gestión, cuyo coste será de 1800 € 

A la vista de esta información, y considerando una tasa de descuento anual del 10%, ¿qué decisión debería adoptarse? ¿Cómo variaría la decisión final en caso de que la tasa de descuento fuese del 15%?

Se ha contactado con otra empresa suministradora de la nueva tecnología que ofrece un equipo similar al de la primera empresa contactada, con las mismas prestaciones y las mismas necesidades de formación. El precio es, sin embargo, de 6,31 millones de euros, pero a cambio, asegura una vida útil para el equipo de 50 años.