Trataremos las técnicas de gestión presupuestaria y su tratamiento informático, analizando con cierto detalle aspectos como:
Precisaremos seguidamente la elección efectuada para ilustrar la aplicación informática de un sistema de gestión presupuestaria en cuanto a su esquema organizativo.
a) Estructura matricial de la información presupuestaria:
Podemos considerar el presupuesto como un conjunto de valores asignados a un determinado número de variables y referidas a un cierto número de periodos temporales. En cuanto a su forma externa, ésta consiste en una tabla donde las líneas se refieren a las partidas presupuestarias y las columnas a los periodos.
Ello implica que la estructura básica de la información de un sistema de gestión presupuestaria sea una tabla o matriz, tratándose realmente de un conjunto de matrices o tablas interrelacionadas.
Fundamentalmente la información presupuestaria de una sección se condensa en dos modelos de tablas básicas: la de presupuesto y la de realizaciones hasta la fecha, las relaciones entre esas dos tablas constituyen la base del sistema de control presupuestario.
Por otra parte, cada sección de la administración o de una empresa tendrá información presupuestaria de sus subsecciones, siendo ésta la suma de todas ellas, si a esto añadimos la dimensión temporal que debemos dar a este tipo de información, ya que la gestión presupuestaria se relaciona con los presupuestos del año o años anteriores, tendremos una colección de tablas cuya interrelación se hace indispensable en el proceso de tratamiento de la información presupuestaria.
Esta colección de tablas deben ir produciendo tablas resumen en las que queden reflejados los resultados más relevantes de cada una de ellas.
Tanto las informaciones de entrada (toma de datos) como las de salida (resultados) son valores totales o saldos de un periodo, y son por lo general el resultado de los sistemas de contabilidad general y/o analítica, estén o no informatizados, es decir, existe un evidente lazo con el sistema contable, fundamentalmente en cuanto a las informaciones de entrada.
b) Tratamiento de la información presupuestaria
Nos encontramos con operaciones más o menos complejas sobre tablas, que corresponden a las diferentes funciones del sistema informatizado antes indicadas, operaciones como:
Cálculo de una tabla: a cada tabla se asocia una secuencia lógica de cálculo que determina la manera en la que se han de calcular los valores correspondientes a las líneas y columnas, sirviéndose de otros números contenidos en la tabla. Esta operación no hará más que realizar nuevos cálculos tras modificar algunos valores para que el resultado refleje las relaciones entre las variables de una tabla.
Calculo entre tablas: una vez creada una tabla en la que se almacenan los resultados de las operaciones aritméticas de, por ejemplo presupuestos en una tabla y realizaciones en otra, se pueden calcular las desviaciones presupuestos-realizaciones tomando datos de ambos y comparándolos en otra, igualmente puede hacerse con los presupuestos de una entidad y los presupuestos de sus subentidades.
Extracción de las tablas: alguna tablas se obtienen extrayendo de otras líneas o columnas, para realizar, por ejemplo, resúmenes de resultados.
Simulación: otro modo de tratamiento puede ser la valoración de los resultados en función de las hipótesis que en experto en gestión desee comprobar. Para ello se pueden modificar las entradas en una o varias tablas para comprobar los resultados o, de forma más sofisticada, determinar cuales deben ser los valores originales de determinados parámetros en función de los resultados que se desean obtener.
c) Presentación de la información presupuestaria
Una vez estructurada la información y precisada la manipulación a la que se le va a someter, hace falta un sistema informatizado capaz de proporcionar los resultados de forma apropiada al uso que el técnico presupuestario desea hacer de ella. La presentación de los resultados contenidos en una o varias tablas suele hacerse en forma de:
- Hoja electrónica: ello conlleva la presentación de una gran cantidad de cifras por la pantalla del computador, es un modo tosco pero efectivo si el usuario de la información esta técnicamente adaptado a este medio, en caso de ser un tanto profano o reacio a este formato, se puede utilizar la calificación de los resultasdos numéricos para expresar de modo textual el significado del contenido numérico de los datos
- Gráficos: en cualquiera de sus modalidades y atendiendo a criterios de claridad y sencillez, es preferible utilizar gráficos de barras o sectores a usar otro formato más enrevesado y difícil de comprender, aunque estéticamente más logrado
El soporte utilizado para la presentación suele ser el papel, utilizando para ello una impresora, de modo que la calidad de impresión que se pueda obtener condicionará en gran medida el modelo de gráfico que debemos utilizar.
Un aspecto interesante es la posibilidad de que varias personas realcen un trabajo en común, modificando un mismo conjunto de tablas y manejando en consecuencia series de datos comunes.
d) Toma de datos
Uno de los problemas más importantes de un sistema para la gestión presupuestaria es la actualización periódica, por lo general de forma mensual, de los datos de entrada, es decir, de los resultados observados y registrados por la contabilidad. Esta toma de información también afecta a la etapa preliminar de elaboración del presupuesto en la que se establecen los diversos planes, los diferentes modos en los que se suele adquirir información son:
· Toma automática: por medio de una interface que enlaza los diferentes sistemas informatizados generadores de datos básicos y el sistema general de gestión, realizándose una transferencia automática de datos. Es posible que el usuario introduzca los datos si la interfaz es suficientemente clara y el medio de comunicación suficientemente eficiente.
· Toma manual: se toman datos manualmente bajo el control de un programa creado para ello, suele utilizarse en este modelo un formulario en papel en el que se anotan los datos que después son transferidos al sistema informatizado por una persona capacitada para ello o por medio de un escáner.
· Ficheros de datos: podemos acceder al contenido de datos almacenados en ficheros, tomados por otras secciones de la administración, de forma automatizada o por medio de un técnico informático, de manera que nuestra base de datos se vea incrementada con los registros importados.
Desde hace algunos años la informática ha pasado a desempeñar un importante papel en la gestión presupuestaria de las empresas. La evolución de las informática en si como de las formas organizativas, aconsejan hacer una lista de opciones que se nos presentan cuando se desea informatizar o cuando se desea modificar la estructura existente.
a) Ordenador central o microinformática
El uso de un ordenador central conectado a terminales es una opción interesante, siendo necesario un potente servidor que permita un acceso múltiple desde diferentes lugares, es preciso utilizar programas que permitan trabajar de este modo, teniendo la ventaja del control centralizado de los datos. Fueron implantados en un principio por su capacidad de trabajo y su coste inferior al de un dotación individualizada.
Otra posibilidad es el uso de la microinformática, hoy en día es una realidad el progreso de la informática a nivel de PC's, lo que conlleva que el montaje de un puesto individual sea barato, y también sea económica su conexión a una red que permita la distribución del sistema, esta posibilidad es la que se suele impones hoy día, puesto que permite una mayor flexibilidad de actuaciones en los diferentes terminales que no por ello pierden su capacidad de gestión de datos centralizados.
b) Software de carácter universal o software "a la carta"
Utilizar software de carácter universal es hoy en día poco frecuente, ya que cualquier programa de carácter general puede personalizarse, definiendo opciones, desarrollando interfaces e instalando o desinstalando funciones, de tal forma que incluso este software general puede llegar a parecer diferente en función del lugar en el que se use, no obstante es el indicado para aprender, pues da nociones generales que pueden aplicarse posteriormente en cualquier aplicación específica diseñada, además permite la adaptación a nuevas situaciones sin desembolsos extras.
Puede ser interesante utilizar un software adaptado a las necesidades particulares de una sección o empresa, a generar este tipo de programas se dedica una gran cantidad de informáticos, ello hace que su precio hoy en día no sea tan elevado como hace algunos años y por ello sea viable su uso, el problema que se plantea es el de la formación del personal que vaya a utilizar el software, por ello deben ser aplicaciones sencillas y preferiblemente desarrolladas en entornos visuales. Una desventaja es que cualquier adaptación a nua nueva situación implicara un gasto económico.
c) Elaboración de presupuestos o gestión presupuestaria
Esta posibilidad es específica en el ámbito que nos ocupa, ya que es posible que únicamente deseemos informatizar con el objetivo de realizar presupuestos, en cuto caso la inversión será mucho más modesta que si deseamos desarrollar el concepto de gestión presupuestaria, siendo la fase de control la más costosa ya que implica el uso de sistemas distribuidos de manera continuada.
Se trata de esbozar las líneas generales de una aplicación de gestión presupuestaria, es decir, definir la arquitectura de esa aplicación y su organización en cuanto a:
· Ficheros de resultados: cuales son la tablas básicas de aplicación, descripción de sus filas y sus columnas, así como celdas de resultados.
· Ficheros lógicos: modos de cálculo, fórmulas empleadas y distribución de resultados con vistas a su impresión, separados de las celdas que contengan cálculos intermedios.
· Ficheros de órdenes: cuáles deben ser los programas que se encarguen de las actualizaciones de los cálculos, de los resultados cualificativos obtenidos a partir de los datos numéricos y de la producción de gráficos e informes de resultados.
La cuestión que suele resultar más complicada es la organización de los diferentes ficheros de resultados entre sí y con respecto a las secuencias lógicas de cálculo que se les asocian para que en cada momento que sea preciso acceder al fichero que contiene el origen de un cálculo, éste este disponible.
Estas líneas generales suelen estar enfocadas al encargo de una aplicación personaliza por parte de una empresa o sección de la administración, o a la personalización de software de uso común, aunque esto último es menos frecuente.
Se pueden formular diversas observaciones sobre la puesta a punto, el funcionamiento y el tratamiento informático de un sistema de gestión presupuestaria:
1. El montaje de un sistema como éste responde al deseo de la empresa por adaptarse de forma rápida y racional a la evolución de un entorno siempre cambiante e incierto, para ello la gestión presupuestaria otorga un papel importante a los esfuerzos de revisión y de cálculo analítico de los costes y de los márgenes comerciales.
2. La gestión presupuestaria no es sólo sinónimo de previsión y de medida de desviaciones, las técnicas de que se sirve también contribuyen a armonizar los objetivos de la empresa y las necesidades de las personas a las que da ocupación, lo que indudablemente conduce a una mejora en la productividad. La gestión presupuestaria fracasará si no cuenta con la colaboración de todas las parcelas de que consta la empresa o sección de la administración.
3. Habida cuenta de las relaciones existentes entre la gestión presupuestaria, el sistema de información contable y la estructura de la organización, el sistema informático que se implante debe interrelacionar todas estas áreas, teniendo en cuenta que esta interrelación es la base del buen funcionamiento de la empresa o sección de la administración.
4. Un sistema de gestión presupuestaria no debe tener únicamente una visión interna de la sección a que se dedica, sino que debe considerar la totalizad de la administración como lugar de ubicación y analizar factores externos que puedan tener influencia en el desarrollo de la tarea a que se dedica la empresa o sección correspondiente.